Örnek Perakende ve Ticaret A.Ş.
Veri yönetimi karnesi
Veri işletmenin hafızasıdır: doğru ve ayrıntılı kaydedilen veri ilişkilendirildiğinde bilgiye, bilgi de karara dönüşür. Bu karne, defterin nakit, alacak, maliyet ve finansal yönetim kararlarını ne kadar besleyebildiğini ölçer: müşteri ve tedarikçilerin ayrı izlenmesi, maliyetin her ay kaydedilmesi, giderlerin çeşidine göre ayrılabilmesi, kayıtların zamanında ve açıklamalı yapılması gibi. Her eksik için ne yapılması gerektiği yazılır. Puan, değerlendirilebilen ölçütlerin ortalamasıdır (iyi 100, geliştirilmeli 50, zayıf 0).
Öncelikli yapılacaklar
- 120 hesabında her müşteri için ayrı alt hesap açın (ör. 120.01.001 A Ltd).
- 320 hesabında her tedarikçi için ayrı alt hesap açın (ör. 320.01.001 B Tedarik).
- Satılan malın maliyetini (62) yıl sonunda toplu değil, her ay (tercihen her satışla) kaydedin; stok kartları ve sürekli envanter yöntemi bunu kolaylaştırır.
- 760/770 gibi gider hesaplarında elektrik, doğalgaz, kira, personel, nakliye, danışmanlık, bakım-onarım için ayrı alt hesaplar açın.
- 600 Yurt içi satışlar ve 62x maliyet hesaplarında aynı kodlu ürün/hizmet grubu alt hesapları açın (ör. 600.01 ↔ 621.01).
- Dengesiz fişleri Künye ve Bütünlük sekmesinden inceleyip düzelttirin.
- Yükleme dönemin ilk ayını (açılış fişini) içermiyor olabilir; ocak ayı defterini de yükleyin. Açılış fişi açıklamasına "açılış" yazılması tespiti kolaylaştırır.
| Ölçüt | Durum | Bulgu | Neden önemli? |
|---|---|---|---|
| Müşteriler ayrı alt hesaplarda izleniyor mu? | Zayıf | Alt hesap yok | Müşteri bazında tahsilat süresi, alacak yaşlandırma ve birkaç müşteriye bağımlılık ancak her müşteri ayrı alt hesapta izlenirse görülebilir. |
| Tedarikçiler ayrı alt hesaplarda izleniyor mu? | Zayıf | Alt hesap yok | Hangi tedarikçiye ne kadar ve ne zaman ödeneceği, ödeme planı ve tedarikçi bağımlılığı tedarikçi bazında izlemeyi gerektirir. |
| Satışların maliyeti her ay kaydediliyor mu? | Zayıf | Satış olan 1 ayın 0'inde | Aylık brüt kâr, stok devir süresi ve fiyatlama kararları satılan malın maliyetinin her ay kaydedilmesine bağlıdır. |
| Giderler çeşidine göre ayrılabiliyor mu? | Zayıf | Giderlerin %0'i ayrılabildi | Hammadde, enerji, işçilik, lojistik ve finansman giderlerindeki artışı izlemek ve fiyatlara yansıtmak için giderlerin ayrı hesaplarda tutulması gerekir. |
| Satışlar ürün/hizmet grubuna göre izleniyor mu? | Zayıf | Satış alt hesabı yok | Ürün ve hizmet bazında kârlılık, hangi ürünün kâr hangisinin zarar getirdiğini gösterir; bunun için satış ve maliyetin aynı gruplarla izlenmesi gerekir. |
| Kayıtlar zamanında yapılıyor mu? | Değerlendirilemedi | Belge tarihi bilgisi yok | Gerçek zamanlı yönetim bilgisi için belge (fatura) ile muhasebe kaydı arasındaki süre kısa olmalıdır; geç kayıt, ay içindeki nakit ve alacak görünümünü bozar. (Eski yüklemelerde ve Excel kaynaklarında belge tarihi bulunmaz.) |
| Kayıtlarda açıklama var mı? | İyi | Satırların %100'inde | Açıklamasız kayıtlar sonradan incelenemez; gider çeşidi ve işlem niteliği açıklamadan anlaşılır. |
| Fişler dengeli mi (borç = alacak)? | Zayıf | 5 fişten 1'i dengesiz | Dengesiz fiş, eksik veya hatalı kayıt demektir; tüm raporların doğruluğunu etkiler. |
| Kasa hesabı eksi bakiye veriyor mu? | İyi | Ay sonlarında eksi bakiye yok | Kasa fiilen eksiye düşemez; eksi bakiye kayıt dışı tahsilat, zamanında kaydedilmeyen işlem veya hatalı kayıt işaretidir ve vergi incelemesinde adat hesabına konu olur. |
| Yıl açılış kaydı var mı? | Geliştirilmeli | Bulunamadı | Açılış kaydı önceki yılın bakiyelerini getirir; yoksa bilanço, özkaynak, borç ve alacak bakiyeleri eksik görünür. |
"Değerlendirilemedi" olan ölçütler puana katılmaz (ör. eski yüklemelerde belge tarihi bulunmaz, stok hesabı olmayan hizmet işletmesinde aylık maliyet ölçütü uygulanmaz).