Yeni Kullanıcı
Şifremi Unuttum

KGK — Denetim İşlem Seti (E-Defter)

KGK’NIN BEKLEDİĞİ DENETİM İŞLEM SETİ

Bağımsız denetçinin e-Defterler üzerinde yapması gereken temel denetim işlemleri — KGK kalite kontrol kriterlerine uygun.

Aşağıdaki başlıklar, KGK kalite kontrol incelemelerinde özellikle kontrol edilen, denetçinin mutlaka belgelendirmesi beklenen işlem setidir.

1. E-defterlerin varlığının ve bütünlüğünün doğrulanması

Denetçi aşağıdaki kontrolleri yapmalıdır:

1.1. Defter dosyalarının (XML) varlık tespiti

  • İlgili döneme ait yevmiye ve kebir dosyaları alınır.
  • Dosya adları, beratlarla uyumluluğu ve dönem bütünlüğü kontrol edilir.

1.2. Berat dosyalarının varlık tespiti

  • Yevmiye ve kebire ait beratlar temin edilir.
  • Beratların GİB tarafından mühürlü olup olmadığı doğrulanır.
  • Mühür doğrulama işlemlerinin belgelendiği çalışma kâğıdı oluşturulur.

1.3. E-Defter ve berat eşleşmesi

Her e-defter XML dosyasının aşağıdaki alanları ile beratlardaki karşılıkları karşılaştırılır (bu prosedür kritik olup mutlaka belgelendirilmelidir):

  • DefterNo
  • Hash değeri
  • GİB mühür bilgileri
  • Dönem bilgisi
  • Oluşturma zamanı

2. Hash ve mali mühür doğrulama kontrolleri

KGK tüm denetimlerde aşağıdaki işlemlerin tutanak altına alınmasını zorunlu görür:

2.1. Berat hash değerlerinin doğrulanması

Her beratın hash değeri hesaplanır ve GİB mühür bilgisi ile tutarlılığı kontrol edilir.

2.2. E-defter içi hash zinciri (chain) doğrulaması

Yevmiye defteri için:

  • Entryler arası hash zinciri
  • Daybook-level hash değerleri kontrol edilir

2.3. Defter - berat tutarlılığı

E-defter XML içindeki Hash alanı ile berat içindeki hash alanının eşleştiği doğrulanır. Bu işlemler yapılmadıysa KGK bunu denetim eksikliği olarak değerlendirir.

3. Dönemsellik ve bütünlük kontrolleri

3.1. Başlangıç ve bitiş tarihleri

Defterlerin tüm yılı kapsayıp kapsamadığı, boş ay olup olmadığı kontrol edilir.

3.2. Sıra bütünlüğü

  • Aylar arasında kopukluk olup olmadığı
  • Bir aya birden fazla defter numarası taşıyıp taşımadığı
  • Eksik defter bulunup bulunmadığı

3.3. Defter kapanış onaylarının zamanında yapılması

Aylık berat yükleme süreleri ve GİB sistemine gönderim zamanları kontrol edilir.

4. E-defter kayıtlarının muhasebe kayıtları ile örtüşmesi

4.1. E-Defter – muhasebe sistemi eşleştirme

Muhasebe programı kayıtları CSV/Excel alınır ve e-defter XML kayıtlarıyla kıyaslanır. KGK özellikle aşağıdaki durumları arar:

  • E-defterde görünen kayıtlar muhasebe sisteminde var mı?
  • Muhasebe sisteminde kayıt olup e-defterde olmayan var mı?

4.2. Toplam borç-alacak kontrolü

E-defter yevmiye toplam borç = toplam alacak mı? Kebir defterindeki hesap bazlı hareketler ile yevmiye kayıtları uyumlu mu?

5. Kayıt yapısı ve zorunlu alan kontrolleri

E-defterde bulunması gereken zorunlu alanların varlığı kontrol edilir:

  1. Yevmiye madde numarası
  2. Belge türü ve belge numarası
  3. Belge tarihi
  4. Açıklama alanı
  5. Hesap kodu
  6. Borç / alacak tutarları
  7. Müşteri / VKN bilgileri (varsa)

Not: KGK bu alanlarda eksiklik veya uygunsuzluk bulunmasını yüksek risk göstergesi olarak değerlendirir.

6. Teklik ve değiştirilemezlik kontrolleri

KGK tarafından talep edilen işlemler:

  • 6.1. Yevmiye madde numaralarının tekliliği — aynı madde numarasının tekrar edilmediği incelenir.
  • 6.2. Aynı kayıtların farklı beratlarda tekrar etmemesi — "çift kayıt" testleri.
  • 6.3. Kayıt ekleme/silme izlerinin tespiti — hash zinciri sürekliliği ve dönemsel hash doğrulaması ile kontrol edilir.

7. Vergisel ve muhasebesel tutarlılık testleri

E-Defter üzerinden yürütülebilen doğrudan denetim prosedürleri:

  • KDV toplamları (alınan-satılan)
  • Ba/Bs uyum testleri
  • Banka ekstreleri – e-defter mutabakatı
  • Amortisman kayıtlarının tutarlılığı
  • Personel bordroları ile SGK uyumu
  • Stok hareketleri ile maliyet hesaplarının uyumu
  • Kapanış fişleri ve dönem sonu işlemlerinin doğruluğu

Bu testler BDS çerçevesinde zorunlu analitik ve ayrıntılı testler kapsamında değerlendirilir.

KGK Kalite Kontrollerinde En Çok Eleştirilen Eksiklikler

  • Berat ve e-defter hash doğrulamasının yapılmaması
  • Berat–XML uyum kontrolünün belgelendirilmemesi
  • E-defterlerin muhasebe sistemi kayıtlarıyla kıyaslanmaması
  • Dönem bütünlüğü kontrolünün yapılmaması
  • E-defter incelemesine ilişkin çalışma kâğıdı bulunmaması
  • Muhasebe kayıtları ile defterlerin uyumluluğunun sadece beyanla kabul edilmesi

Sonuç

KGK tarafından beklenen denetim prosedürleri, yalnızca "dosya alıp bakmak" değil; e-defterin teknik yapısı, hash zinciri ve berat doğrulamaları dahil olmak üzere detaylı bir denetim iş akışının yürütülmesini gerektirir. Bu nedenle her prosedürün çalışma kâğıtları ile desteklenmesi zorunludur.

Hazırlayan: ________________________   Tarih: __________